Видове счетоводен и финансов софтуер за бизнес

Ръководство на достъпен език за предприемачи и начинаещи бизнес собственици – не се изискват технически познания

Какво включва: Пълен преглед · Обяснение на всички видове програми · Предимства, недостатъци и сравнения

Когато стартирате бизнес, управлението на парите се превръща в една от най-важните ви отговорности. В миналото това означаваше да наемете счетоводител и да водите хартиени счетоводни книги. Днес десетки софтуерни програми могат да се справят с всичко – от изпращане на фактури до управление на заплатите на хиляди служители – автоматично и често от вашия телефон.

Но разнообразието от програми е огромно. Какво е ERP? Как SaaS се различава от обикновения софтуер? Имате ли нужда от Open Banking? Този наръчник обяснява всеки основен тип софтуер за финансово и бизнес управление на ясен и прост език – какво представлява всеки от тях, какво прави, за кого е предназначен и какви са неговите предимства и недостатъци.

Всяка банка предлага Онлайн банкиране (интернет банкиране)

Какво представлява: Онлайн банкирането е просто вашата обичайна банкова сметка, достъпна чрез уебсайт или мобилно приложение. Вместо да ходите до банков клон, влизате в системата от компютър или телефон, за да видите баланса си, да прехвърляте пари, да плащате сметки и да проверявате историята на транзакциите си.

Кой го използва: Всеки – както физически лица, така и фирми от всякакъв мащаб. Всяка банка по света вече предлага това като стандартна услуга.

Какво можете да правите с него: Да проверявате баланса по сметката си по всяко време, да превеждате пари към други сметки или лица, да плащате фактури на доставчици, да получавате плащания от клиенти, да настройвате автоматични периодични плащания, да изтегляте банкови извлечения и да комуникирате с банката, без да посещавате клон.

✓ Предимства

Спестява часове ръчно въвеждане на данни.
Финансови данни в реално време във всички ваши инструменти.
По-бързи заявки за заеми и кредити.
Осигурява мощна финансова автоматизация.
Вие запазвате контрола — трябва да одобрявате всеки достъп.

✗ Недостатъци

Все още не всички банки го поддържат
Проблеми с поверителността — данните се споделят с трети страни
Изисква внимателно управление на приложенията, които имат достъп
Самостоятелно не е полезно — трябва да се комбинира с друг софтуер

Накратко: Open Banking не е софтуер, който „купувате“ — това е функция, която предлагат съвременните банки. Тя прави другия ви бизнес софтуер много по-мощен, като го свързва директно с банковата ви сметка.

Съвременен банков стандарт

Отворено банкиране

Какво представлява: Отвореното банкиране не е единична програма — то е технологичен стандарт, който позволява на банките да споделят вашите финансови данни (с ваше разрешение) с други софтуерни програми. Представете си го като „мост“ между вашата банка и други бизнес инструменти.

Прост пример: Представете си, че използвате счетоводна програма като QuickBooks или Xero. С отвореното банкиране вашият счетоводен софтуер може автоматично да извлича вашите банкови транзакции всеки ден, без да се налага да експортирате файлове ръчно. Двете системи „комуникират“ помежду си по сигурен и автоматичен начин.

Кой го използва: Фирми, които използват счетоводен софтуер, инструменти за финансово планиране или искат да кандидатстват за кредити по-бързо. Отвореното банкиране е и това, което захранва много съвременни „финтех“ приложения, които сравняват вашите разходи или ви помагат да сменяте банки.

✓ Предимства

Спестява часове ръчно въвеждане на данни.
Финансови данни в реално време във всички ваши инструменти.
По-бързи заявки за заеми и кредити.
Осигурява мощна финансова автоматизация.
Вие запазвате контрола — трябва да одобрявате всеки достъп.

✗ Недостатъци

Все още не всички банки го поддържат
Проблеми с поверителността — данните се споделят с трети страни
Изисква внимателно управление на приложенията, които имат достъп
Само по себе си не е полезно — трябва да се комбинира с друг софтуер

Накратко: Отвореното банкиране не е софтуер, който „купувате“ — то е функция, която предлагат съвременните банки. То прави другия ви бизнес софтуер много по-мощен, като го свързва директно с банковата ви сметка.

Най-често използвани от малките предприятия

Счетоводен софтуер

Какво представлява: Счетоводният софтуер е програма, специално създадена за записване, организиране и отчитане на финансовите транзакции на даден бизнес. Той замества хартиените счетоводни книги и електронните таблици. Популярни примери са QuickBooks, Xero, FreshBooks, Sage и Wave.

Какво прави: Той автоматично категоризира вашите приходи и разходи, създава фактури за изпращане на клиенти, проследява кои клиенти ви дължат пари (вземания), проследява на кои доставчици дължите пари (задължения), изчислява вашата печалба и загуба, генерира данъчни отчети и се занимава с изплащането на заплатите на служителите.

Кой го използва: Фрийлансъри, малки и средни предприятия. Обикновено това е първият „истински“ финансов софтуер, който купува новият собственик на бизнес — и за много фирми това е всичко, от което някога се нуждаят.

✓ Предимства

Сравнително достъпен (от 15 до 80 долара на месец)
Лесен за научаване — създаден за хора, които не са счетоводители
Свързва се с Open Banking за автоматичен импорт на данни
Създава отчети, готови за подаване на данъчна декларация
Наличен като софтуер, базиран в облака, или като инсталиран софтуер

✗ Недостатъци

Обхваща само финансите — не и запасите, човешките ресурси или производството
Не е подходящ за много големи компании
Месечните разходи за абонамент се натрупват с времето
Може да се наложи счетоводител, за да се настрои правилно

Накратко: Счетоводният софтуер е финансовото сърце на повечето малки фирми. Ако си купите само един вид финансов софтуер, това трябва да е той.

ERP • Планиране на ресурсите на предприятието

ERP — Планиране на ресурсите на предприятието

Какво представлява: ERP е съкращение от „Enterprise Resource Planning“ (Планиране на ресурсите на предприятието). Това е мащабна софтуерна система „всичко в едно“, която управлява почти всеки аспект от дейността на дадена фирма от една единствена платформа — финанси, човешки ресурси, производство, складови наличности, верига на доставки, продажби, обслужване на клиенти и др. Популярни ERP системи са SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 и Odoo.

Основната идея: Вместо да се използват десет различни програми, които не комуникират помежду си, ERP е една унифицирана система, в която всички отдели споделят едни и същи данни. Когато се осъществи продажба в отдела по продажбите, складът автоматично вижда, че стоката трябва да бъде изпратена, а финансовият отдел автоматично записва приходите — всичко това, без никой да копира данни от една програма в друга.

Кой я използва: Средни и големи предприятия — компании с поне 50–100 служители и сложни операции. Малък магазин няма нужда от ERP; производител със складове, голям персонал и международни доставчици почти със сигурност се нуждае.

✓ Предимства

Една система за цялата компания — без изолирани данни
Елиминира дублирането на въвеждането на данни
Мощни отчети в реално време за всички отдели
Мащабира се с растежа на бизнеса
Може да намали дългосрочните оперативни разходи

✗ Недостатъци

Много скъпо — внедряването може да струва от 50 000 до 1 млн. долара и повече
Отнема месеци или години за правилно внедряване
Изисква обучение на персонала
Прекалено мощно за малките предприятия
Персонализирането е сложно и скъпо

Накратко: ERP е най-мощният тип бизнес софтуер — той управлява цели компании. Но е скъп, сложен и си заслужава само за бизнеси със значителен размер и сложност.